别问我在不在－－兼谈各种交流方式的选择
发表时间:2011-09-06 01:15:42 分类: 管理 2428 阅读标签: GTD, 管理
近来在网上聊天中有点烦恼和感触。很多人有事在MSN、QQ上找我时往往要先来一句“在吗？”或者“hi”之类的，然后我问“什么事？”这才开始说事情。说的人可能是出于礼貌等方面的考虑。但我认为这实在是浪费大家的时间。我真的希望我的朋友有事情直接说事情。哪怕先提个头儿也比无意义的“在吗”要好的多。我是一天到晚在电脑前面，但我很少专门聊天。我也不愿意聊天打扰我手头的事情。我的IM一般也不会开着声音。我只会在任务切换间隙瞄一眼有没有人跟我说话。虽然不一定很及时，但我几乎对所有有意义的话都会回应。象这种无意义的“在吗”，我回答完“在”或者问过“什么事”之后一般会再切到别的事情上去了。再切回来又不一定是什么时候了。
我非常喜欢网上的各种交流方式，这些方式有个共同的特点就是不太打扰别人，互相都不打扰。当然实时性要比电话差得多。
GTD任务管理方法中有情境一说，所谓情境就是你完成某个任务所信赖的环境、手段等方面的约束。比如说，某任务需要打电话完成，某任务需要到银行完成。某任务可能在QQ上聊几句就OK了。交流方式的选择实际上占了情境选择的很大一部分。下面我列个表说说常用交流方式的选择。
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交流方式 |
适应对象 |
适应事情 |
不适应的事情 |
与效率相关的礼节 |
实时性／干扰性 |
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面对面 |
老婆、二奶、领导、身边的同事 |
需要肉体接触，比如最近绵阳那哥们做的事情。需要身体语言。 |
相距很远 |
尽量长话短说。如果时间长的话。尽量约好或征求对方同意。当然，跟老婆就不用太讲效率了。 |
强 |
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电话 |
只爱用电话的人 |
紧急的事情 |
非工作时间尽量不要打电话说工作的事情 |
尽量长话短说，不要煲电话粥 |
强 |
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传真 |
只接受传真的情况 |
需要传统证据，比如签名、印章等的场合 |
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传真一般都不会是属于特定人的，传真件一定要写人收件人和发送人 |
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视频通话 |
异地又想见面的人 |
面对面的替代品，但无法完成实物的传递，其他与面对面类似 异地恋 |
能用其他方法代替的事情 |
不要裸聊，注意背景噪音 |
强 |
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短信 |
发送帐号、电话等信息，不太紧急的事情，会用短信的人，别笑，有很多人还不会用短信 |
代替电话，比电话干扰性要小好多，传递某些信息更准确 |
很紧急的事情 |
重要的事情要要求回复 |
中 |
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IM文字聊天 |
会用IM的人 |
对实时性要求不高的，一般是一对一的。 |
紧急的事情 |
别问“在吗”，有问有答，不要驴唇不对马嘴 |
中 |
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IM的状态 |
不太定向，有人偶尔对看看你的QQ签名什么的 |
无关紧要的事情。或是作为其他方式的补充 |
一对一的交流 |
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弱 |
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IRC |
以类聚的人们 |
讨论问题 |
紧急或秘密的事情 |
对特定人说话要加上对象，需要私聊的就私聊 |
弱 |
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电子邮件 |
乐于使用邮件的人 |
我优先选择的方式。尤其适用于要留下证据或以后需要查询的场合 |
紧急的且一两名话就能说完的事情 |
用好邮件的各要素，尤其是邮件的标题。 |
弱 |
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交友网站（facebook&google+之类） |
各种圈子的朋友 |
展示自己，咨询 |
一对一的交流，紧急的事情 |
不要说废话，尽量精确设定收到的圈子 |
弱 |
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论坛 |
以类聚的人们 |
咨询 |
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见《提问的艺术》 |
弱 |
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google reader的share |
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通过分享跟自己观点相似的文章来展示自己 |
注意防止跨省 |
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弱 |
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微博 |
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展示自己 |
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尽量原创，别说废话 |
弱 |
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博客 |
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展示自己，记录心得，做笔记 |
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尽量原创，加好分类、标签之类 |
弱 |
另外值得一提的是有个网站叫ifttt(if this then that)可以把前述的一些方式联动起来，可以一试。
总之，善用各种交流方式可以起到事半功倍的效果。既节省时间，又能可靠地完成任务。
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